Wat zijn de boekhoudkundige verplichtingen voor vzw's, stichtingen en ivzw's?

De overheid legt organisaties een aantal minimumverplichtingen op in verband met transparantie, waarop Donorinfo verderbouwt. Daarom is het goed even te bekijken wat die verplichtingen precies zijn.

De wet onderscheidt 3 categorieën vzw's, stichtingen en ivzw's, die elk onderworpen zijn aan specifieke verplichtingen.

• Microvzw's en microstichtingen voldoen aan twee van de drie volgende criteria:

1. jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 10 VTE 
2. jaaromzet (excl. BTW): 700 000 euro 
3. balanstotaal: 350 000 euro 

• Kleine vzw's en stichtingen voldoen aan twee van de drie volgende criteria:

1. jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 50 VTE 
2. jaaromzet (excl. BTW): 9 000 000 euro 
3. balanstotaal: 4 500 000 euro 

• Vzw’s of stichtingen die in aanmerking komen voor een vereenvoudigd model voor de jaarrekening

Eigenlijk komt er voor het opstellen van de jaarrekening nog een extra categorie bij binnen de categorie van kleine vzw’s en stichtingen. Die organisaties beantwoorden aan minstens 2 van de volgende criteria: 

1. een jaargemiddelde van max 5 VTE 
2. in totaal 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten (excl. BTW) 
3. in totaal 1 337 000 euro aan bezittingen of schulden 

• Andere dan kleine vzw’s of stichtingen (‘grote’ vzw’s of stichtingen dus) 

Zijn voor minstens 2 criteria groter dan een kleine vzw of stichting. 

Om transparantie te garanderen, vraagt Donorinfo aan alle organisaties die geregistreerd zijn op donorinfo.be om hun rekeningen te laten nakijken door een externe instantie. Jaarrekeningen van organisaties met een jaaromzet kleiner dan 100 000 euro, laat Donorinfo zelf nakijken door een onafhankelijke boekhouder. Van alle organisaties met een jaaromzet hoger dan 100 000 euro vraagt Donorinfo een rapport van een onafhankelijke expert. Bekijk het beleid van Donorinfo in verband met controle van de jaarrekeningen

• Kleine vzw’s en stichtingen die in aanmerking komen voor een vereenvoudigd model, mogen een enkelvoudige boekhouding voeren.
• Alle andere vzw’s en stichtingen moeten een dubbele boekhouding bijhouden.

Voor verschillende categorieën zijn er aparte schema’s voor de jaarrekening. Het Koninklijk Besluit van 29 april bepaalt dat het verkort schema en het microschema, vermeld in de wet, hetzelfde zijn.

• Kleine vzw’s en stichtingen die ervoor in aanmerking komen (zie boven) kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een vereenvoudigd model. 
• Microvzw’s en microstichtingen kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een microschema (=verkort schema). 
• Kleine vzw’s en stichtingen kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema (=microschema).
• Andere dan kleine vzw’s en stichtingen moeten een volledige jaarrekening opmaken.

Neerleggen van de jaarrekening

• Kleine vzw’s en stichtingen die in aanmerking komen voor het vereenvoudigd model en microvzw’s, dienen volgens de wet hun jaarrekening in bij de Griffie van de Ondernemingsrechtbank.
• Andere kleine vzw’s en stichtingen en andere dan kleine vzw’s en stichtingen dienen hun jaarrekening in bij de Nationale Bank.
• Vroeger kon een vzw van rechtswege ontbonden worden als er 3 jaar geen jaarrekening werd neergelegd. Nu kan dit al na 1 jaar. Voor een stichting geldt nog steeds de termijn van 3 jaar.

Controle op de jaarrekening

• 'Grote' vzw’s en stichtingen moeten één of meer commissarissen aanduiden om hun financiële toestand en de jaarrekening te controleren. De commissaris gaat na of alle verrichtingen in de jaarrekening overeenkomen met de wet en de statuten van de organisatie. Hij of zij wordt door de algemene vergadering benoemd.