Exclusief interview met Caroline Roby, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de materiële donaties van het Europees Parlement

Welke soorten materiële goederen worden door het Parlement geschonken en hoe wordt de inzameling georganiseerd?

Caroline Roby : « Al vele jaren schenkt het Europees Parlement bepaalde spullen die de instelling niet meer nodig heeft. Voorbeelden hiervan zijn verouderd meubilair dat aan een liefdadigheidsinstelling wordt geschonken of onverkocht voedsel dat via verschillende verenigingen wordt aangeboden aan mensen in nood. Naast het simpelweg schenken van goederen zijn er ook een aantal andere solidariteitsinitiatieven uitgevoerd, zoals het huisvesten van dakloze vrouwen in een Parlementsgebouw tijdens de Covid-crisis.

Twee jaar geleden besloten we dat we ons werkterrein nog verder konden uitbreiden en een tweede leven konden geven aan een breder scala aan goederen. 

In het begin dachten we na over de procedures die we konden invoeren om een betrouwbare en duurzame dynamiek te creëren. Maar vorig jaar (2023) was er al 130 m³ gedoneerd aan verenigingen! De geschonken spullen variëren van pennen en kantoorbenodigdheden tot een groot meubel voor het opbergen van post (duiventil), fietsenrekken en serviesgoed.

Een ander voorbeeld is dat van de chauffeurs en het beveiligingspersoneel van het Parlement, van wie sommigen hun oude uniformen aan ons doneren, die we vervolgens aanbieden aan een vereniging die mensen in (re)integratie helpt bij het vinden van werk.

Privé worden collega's in het Europees Parlement zelf uitgenodigd om spullen in te leveren zoals kinderkleding, spelletjes, kinderverzorgingsartikelen, enz. die worden verzameld en opnieuw verdeeld onder organisaties. »

Neem je contact op met organisaties op basis van wat je te geven hebt of nemen ze rechtstreeks contact met jou op?

C.R. : « Tot nu toe hebben we vooral contact gezocht met organisaties. We identificeren eerst intern de goederen die gedoneerd moeten worden en gaan dan op zoek naar organisaties die geïnteresseerd zouden kunnen zijn. Soms hebben we atypische objecten die niet geschikt zijn voor alle organisaties, dus we proberen ons netwerk te diversifiëren. Soms nemen bepaalde organisaties contact met ons op met specifieke verzoeken, nu ze op de hoogte zijn van ons werk en weten dat we een samenwerkingsovereenkomst met hen hebben gesloten. »

Wat is het proces en hoe wordt de analyse van de organisaties uitgevoerd?

C.R. : « In deze eerste proeffase beperken we ons tot verenigingen die in België gevestigd zijn. We selecteren non-profitorganisaties waarvan de waarden overeenkomen met die van het Parlement, die apolitiek, seculier en financieel transparant zijn. Om deze transparantie te garanderen, gebruiken we onder andere het platform Donorinfo. Zodra een organisatie aan de criteria van het Parlement voldoet, wordt een memorandum van overeenstemming ondertekend. Dit document formaliseert de voorwaarden van onze samenwerking. »

Doneer je regelmatig aan dezelfde organisaties of geef je liever aan verschillende organisaties?

C.R. : « We hebben jaarlijks verlengbare contracten, waardoor we langetermijnrelaties kunnen onderhouden.  Hoe verder we komen, hoe meer overeenkomsten we sluiten met verschillende organisaties. Ons doel is om zoveel mogelijk voorwerpen die we niet meer gebruiken in het Parlement een tweede leven te geven. Met elke nieuwe overeenkomst die we sluiten, vergroten we ons netwerk van begunstigden. »

Voert u controles uit en met welk doel?

C.R. : « We ontmoeten de organisaties regelmatig. Door deze bezoeken kunnen we onze banden met de verantwoordelijke van deze verenigingen versterken. Het is ook goed om te zien dat onze donaties goed worden gebruikt. Tijdens onze bezoeken aan de verenigingen maken we foto's die we delen met onze collega's, wat iedereen motiveert om door te gaan met dit geweldige initiatief. »

Zullen de selectiecriteria veranderen?

C.R. : « Onze selectiecriteria zullen waarschijnlijk in de loop van de tijd veranderen. Wat geografische criteria betreft, willen we onze actie bijvoorbeeld eerst in België consolideren, maar we overwegen al om samen te werken met verenigingen in Straatsburg en Luxemburg, waar het Parlement ook aanwezig is. »

Maakt u aankondigingen voor aanvragen voor materiaal of komen werknemers rechtstreeks naar u toe?

C.R. : « We gebruiken verschillende interne communicatiekanalen, zoals de intranetsite en e-posters. We houden ook regelmatig bijeenkomsten om onze aanpak uit te leggen en mensen te informeren over nieuwe initiatieven. »

Wat vinden je collega's van deze actie?

C.R. : « Collega's zijn zeer betrokken en gemotiveerd. Het tastbare effect van hun donaties zien creëert een gevoel van voldoening en solidariteit en versterkt de gemeenschapszin binnen het Parlement. Door medewerkers direct te betrekken, vergroten we niet alleen het volume van donaties, maar creëren we ook een meer ondersteunende werkomgeving.

In het algemeen denk ik dat ik kan zeggen dat het een grote bron van trots is voor het Europees Parlement en iedereen die hier werkt om solidariteit te kunnen tonen en tegelijkertijd de impact van onze activiteiten op het milieu te kunnen verminderen door bij te dragen aan het hergebruik van objecten. »