Rijksregisternummers: Hoe pakken we dat aan?

wo, 16/10/2024 - 11:05

De webinar van 10 oktober was zo boeiend en leerzaam, hierbij een samenvatting van de belangrijkste inzichten en tips.

Waarom deze nieuwe wetgeving?

Het doel is om de belastingdienst in staat te stellen donateurs nauwkeurig te identificeren en het proces te vereenvoudigen voor donateurs die een vereenvoudigde aangifte indienen (meer dan 50% van de aangiften) of hun aangifte via Tax-on-web doen.

Niet alle nummers verzameld?

Voor 2025 (giften 2024) zal de FOD Financiën een bestuurlijke tolerantie hanteren. Het belangrijkste is dat jullie aantonen dat jullie actief bezig zijn met het proces.

Het nadeel ligt vooral bij de schenker, want het vakje in hun belastingaangifte zal niet automatisch worden ingevuld.

Via welke kanalen vragen?

  • E-mailing: Herinner bestaande donateurs regelmatig aan het belang van het rijksregisternummer voor hun fiscaal attest.

  • Direct mail kan effectief zijn voor een brede groep donateurs, waarbij je verschillende opties biedt voor respons (zoals een antwoordkaart, QR-code naar een online formulier, achterzijde van omslag, enz.)

  • Telefoon: Hoewel dit een duurdere optie is, kun je via een telefoontje gerichte uitleg geven en eventuele zorgen wegnemen.

  • SMS: Deze optie is goedkoop en eenvoudig, maar het vraagt om zorgvuldige communicatie gezien de gevoeligheid van de boodschap.

  • Face to Face: Volgens sommige organisaties is dit een echte aanrader. Door een rechtstreekse en persoonlijke aanpak is het verzamelen van RRN vlotter.

Hoe kan ik de RRN valideren?

Er zijn verschillende manieren om het RRN te valideren. Bijvoorbeeld met behulp van het controlegetal dat onderdeel is van het rijksregisternummer (laatste twee cijfers).

Hierbij een paar linken om je te helpen bij het valideren van RRN:

Hoe het RRN gebruiken?

Het gebruik van het rijksregisternummer is wettelijk toegestaan enkel voor het uitreiken van fiscale attesten. Alle andere gebruik hiervan is niet toegestaan.

Extra tips

  • Kwaliteit en herhaling van de communicatie is het belangrijkste !
  • Test test test! Gebruik A/B testing methodes om de juiste communicatiemiddel en bericht te vinden voor jouw donateurs.
  • Het nummer van één partner is voldoende voor koppels die via een gemeenschappelijke bankrekening doneren. Dit komt doordat er op de belastingaangifte maar één vakje hiervoor is.
  • Valideer de ingevoerde rijksregisternummers via de online donatieformulier, in de database, telefonisch, ...
  • Communiceer intern over het belang van het verzamelen van het rijksregisternummers. Iedereen die in contact komt met schenkers moet hierover op de hoogte zijn om zo goed mogelijk de schenker te kunnen informeren.
  • Ook is het belangrijk dat je geen gecombineerd veld gebruikt voor het BTW-nummer en het RRN, om fouten te voorkomen.
  • Gebruik geen punten of spaties tussen de cijfers van het RRN in uw database
  • Omwille van veiligheid mogen RRN niet worden gevraagd via overschrijvingsformulieren of digitale overschrijving.

Nog vragen?

Voor meer informatie over de wetgeving en de verwerking van rijksregisternummers, kan je terecht op volgende websites van het Ministerie van Financiën met zeer volledige Q&A's:

Q&A van Fundraisers Belgium 

Bij extra vragen kan je rechtstreeks contact opnemen met:

Het Ministerie via de volgende e-mailadressen:

Met de sprekers:

Conclusie:

Communiceren! Communiceren! Communiceren! Als er maar één ding te onthouden is, is het belang van communicatie en het bericht dat je communiceert naar jouw schenkers toe. 

Hoe meer organisaties transparant en proactief communiceren over het verzamelen van rijksregisternummers, hoe vanzelfsprekender dit zal worden voor donateurs.