Numéro de registre national: Comment s'y prendre?

mer 16/10/2024 - 11:04

Le webinaire du 10 octobre fut un succès par le grand nombre de participants et grâce aux contenus instructifs et pertinents. En voici les grandes lignes ainsi que quelques précieux conseils.

Pourquoi cette nouvelle législation ?

L'objectif est de permettre à l'administration fiscale d'identifier avec certitude les donateurs et de préremplir les données dans les déclarations simplifiées (plus de 50 % des déclarations) ou pour les personnes qui utilisent Tax-on-web.

Que faire si tous les numéros ne sont pas encore collectés ?

Pour 2025 (dons de 2024), le SPF Finances appliquera une tolérance administrative. Il est néanmoins très important de pouvoir prouver que vous êtes activement engagés dans le processus.

L'inconvénient sera surtout pour le donateur, car la case dans sa déclaration fiscale ne sera pas préremplie automatiquement.

Quels canaux utiliser pour demander les NN ?

  • E-mailing : Rappelez régulièrement à vos donateurs existants l'importance de fournir leur numéro de registre national pour leur attestation fiscale.
  • Courrier postal : Une option efficace pour toucher un large groupe de donateurs, en offrant plusieurs modes de réponse (comme une carte réponse, un QR code vers un formulaire en ligne, au verso de l'enveloppe, etc.)
  • Téléphone : Bien que plus coûteux, un appel téléphonique permet d'expliquer précisément le pourquoi et l'utilisation qui sera faite du NN. Cela permet de rassurer le donateur.
  • SMS : Cette option est bon marché et simple, mais exige une communication soigneuse vu la sensibilité du message.
  • Face2face : Selon certaines organisations,  lors du recrutement en rue les donateurs transmettent leur NN assez facilement.

Comment valider le NN?

Il existe plusieurs façons de valider le NN, notamment à l'aide du chiffre de contrôle qui fait partie du NN (les deux derniers chiffres).

Voici un lien pour vous aider à valider les NN :

Comment utiliser le NN ?

L'utilisation du NN est légalement autorisée uniquement pour l'émission des attestations fiscales. Tout autre usage est interdit. Il est donc très important de bien en sécuriser l'accès.

Quelques conseils et précisions utiles

  • Communiquez, communiquez, communiquez: la qualité et la fréquence de la communication sont primordiales ! Utilisez tous les canaux possibles sites internet, magazines, courriers...
  • Communiquez en interne sur l'importance de collecter ces NN. Toute personne en contact avec des donateurs doit être informée pour mieux les renseigner.
  • Validez les numéros de registre national via le formulaire de don en ligne, dans la base de données, lorsqu'un donateur le communique par téléphone, etc.
  • Ne mettez ni points ni espaces entre les chiffres du NN dans votre base de données.
  • Ne combinez pas les champs du numéro de TVA et du NN pour éviter les erreurs.
  • Par sécurité, ne demandez pas les NN via les formulaires de virement ou les virements électroniques.
  • Pour les couples mariés ou cohabitants légaux, le NN d'un seul partenaire est suffisant pour les dons effectués via un compte bancaire commun. En effet, il n'y a qu'une seule case prévue dans la déclaration fiscale pour renseigner les dons effectués.
  • Test, test, test ! Utilisez des méthodes de test A/B pour trouver le bon canal et message pour vos donateurs.

Des questions ?

Pour plus d’informations sur la législation et le traitement des numéros de registre national, vous pouvez consulter 

  • les sites du Ministère des Finances, leurs FAQ sont très complètes :

Pour les organisations

Pour les donateurs

  • les FAQ de Fundraisers Belgium (bas de page)

En cas de questions supplémentaires, n'hésitez pas à  contacter directement :

Le Ministère des Finances:

Les intervenants :

Conclusion:

Communiquez ! Communiquez ! Communiquez ! S'il n'y a qu'une chose à retenir, c'est l'importance de la communication et du message que vous communiquez à vos donateurs.

Plus les organisations communiqueront de manière transparente et proactive sur la collecte des numéros de registre national, plus cela deviendra naturel pour les donateurs.